Rekisteri
Skanska Oy:n ja sen tytäryhtiöiden sekä Skanska CDF Oy:n ilmoittajansuojakanavan tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Skanska Oy sekä kukin tytäryhtiö – ja Skanska CDF Oy (y-tunnus: 1606436-7) – omien työntekijöidensä osalta sekä silloin, kun ilmoitus koskee tiettyä yhtiötä (”Skanska”). .
Skanska Oy:n (y-tunnus: 0102282-6) tytäryhtiöitä ovat Skanska Talonrakennus Oy (y-tunnus: 1772433-9), Skanska Infra Oy (y-tunnus: 0174259-1) ja Skanska Rakennuskone Oy (y-tunnus: 1551669-1).
PL 114
00101 HELSINKI
Rekisterin yhteyshenkilö
Tarmo Nikkilä
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Kuvaus käsittelytoimista
Skanska on sitoutunut eettiseen liiketoimintaan. Haluamme saada väärinkäytösepäilyistä tietoa, jotta voimme reagoida niihin ajoissa.
Ilmoittajansuojelulaki velvoittaa Skanskaa varmistamaan, että sen toiminnassa tapahtuneesta väärinkäytöksestä voidaan ilmoittaa turvallisesti ja siten, että ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilöllisyys on ilmoitusmenettelyssä suojattu.
Henkilötietojen käsittely koskee ilmoittajaa, ilmoituksen kohteena olevia muita henkilöitä sekä muita ilmoitukseen tai sen käsittelyyn liittyviä henkilöitä. Rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyn piirissä olevia henkilöitä kutsutaan rekisteröidyiksi.
Käsittelyn tarkoitukset ja peruste
Skanska voi käsitellä ilmoittajansuojakanavan käytöstä kertyviä henkilötietoja vain tietosuojalainsäädännön mukaisilla oikeusperusteilla.
Pääasiallinen henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden – eli ilmoittajansuojelulain – noudattaminen. Ilmoittajansuojakanavan käytöstä syntyviä henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella sekä tietyissä tapauksissa myös rekisteröidyn suostumuksen perusteella.
Oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun valvoa ja saada tietoa Skanskan eettisen ohjeen noudattamisesta sekä puuttua ja reagoida mahdollisiin väärinkäytösepäilyihin.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden nuodattamiseen ja oikeutettuun etuun seuraavien henkilötietojen käsittelytoimien osalta:
- Ilmoituksen tekijän nimi (ilmoitus on mahdollista tehdä myös nimettömänä, jolloin se on tehtävä Hotlinen kautta)
- Ilmoituksen kohteen nimi ja mahdolliset yhteys- tai tunnistetiedot
- Ilmoituksen oikeellisuuden selvittämiseksi tarvittavat muut tiedot
- Muut ilmoituksen mahdollisesti sisältämät henkilötiedot
Suostumus
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen seuraavissa tilanteissa:
- Rekisteröity nimetään tietolähteeksi viranomaisen tietojärjestelmään.
- Suullisesti annettu ilmoitus kirjataan ilmoittajansuojakanavan tietoihin esimerkiksi henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puheluissa vastaanotetut ilmoituksen johdosta
- Henkilötietoja käsitellään ilmoittajansuojamenettelyn ulkopuolella tai muutoin normaalista menettelystä poikkeavalla tavalla, esimerkiksi ilmoittajansuojakanavan ulkopuolella
- Tietoja käsitellään muihin kuin ilmoittajansuojelulain tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaisiin tarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tai muulle Skanskan edustajalle, joka on vastaanottanut alkuperäisen suostumuksen.
Henkilötietojen lähteet
Tiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään, kun he tekevät ilmoituksen ilmoittajansuojakanavaan sekä ilmoitusten kohteilta ilmoituksen yhteydessä ja mahdollisten lisäselvitysten aikana.
Tietoja kerätään muilta kuin rekisteröidyiltä itseltään vain siinä määrin kuin on välttämätöntä ilmoituksen oikeellisuuden ja tarpeellisten jatkotoimien selvitämiseksi
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja siirretään Skanska-konsernin sisällä EU-/ETA-alueella. Tietojen siirrossa ja käsittelyssä noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisten ohjeita ja niistä on sovittu asianmukaisin sopimuksin.
Tietoja voidaan luovuttaa tai siirtää myös kolmansille osapuolille, mikäli se on perusteltua Skanskan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tai Skanskan eettisen ohjeen noudattamiseksi. Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön puitteissa.
Hotline-ilmoituskanavan kautta tehtyihin ilmoituksiin liittyviä tietoja käsittelee palveluntarjoaja nimeltä People Intouch B.V, joka välittää Hotline-palveluun tehdyt ilmoitukset Skanskalle Skanskan ohjeistuksen mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että People Intouch B.V. toimii tietosuojalainsäädännön mukaisena henkilötiedon käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Tiedon käsittely- ja säilytyspaikka on Alankomaat ja käsittelystä on sovittu asianmukaisin sopimuksin.
Hotline-ilmoituskanavan osalta rekisterinpitäjänä toimii lähtökohtaisesti Skanska AB.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset EU/ETA alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön tai
.
Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä sekä pääsyn niihin ja jäljennöksen niistä
- Oikeus oikaista henkilötietonsa
- Oikeus poistaa henkilötietonsa
- Oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto)
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiselle voi olla rajoituksia, etenkin jos rekisterinpitäjän lainmukainen velvoite edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
Tietoturva
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muunlaisin teknisin turvakeinoin. Mahdollinen fyysinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa.
Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.
Henkilötietojen säilytysajat
Ilmoittajansuojakanavien kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Henkilötiedot, joiden käsittelylle ja säilytykselle ei ole perustetta ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn peruuttaessa antamansa suostumuksen. Muussa tapauksessa sovelletaan yllä mainittua viiden vuoden säilytysaikakäytäntöä.